Ако сте в бизнес или училище, което изисква да работите с множество клиенти или проекти, подходящата система за подаване е от решаващо значение. Има няколко метода за подаване на документи, но в крайна сметка вашата система трябва да отразява вашите нужди. Най -добрият начин да се подготвите за ефективна система е да резервирате няколко дни, за да работите единствено върху организацията.
Стъпки
Метод 1 от 3: Подготовка за нова архивна система
Стъпка 1. Съберете всичките си материали
Трябва да съберете всички документи, преди да опитате да настроите подходяща система. Прегледайте всички места, където може да имате документи, и ги поставете в една купчина. Прекарайте време, за да сте сигурни, че можете правилно да отчитате цялата активна и неактивна работа, която имате.
- Планирайте предварително, като освободите място за маса, за да работите върху документите си.
- Ако адаптирате документите на някой друг в нова система за подаване, премахнете всички документи от текущата система. Ще бъде по -добре да се справите с всички документи и да се подготвите за нова система.
Стъпка 2. Прегледайте всички документи
Това е трудната част от процеса, но също така е решаваща стъпка към организирането. Разделете всички файлове въз основа на това, което представляват, като например банкови извлечения, сметки за кредитни карти и ипотечни плащания. Може да изглежда досадно, но прегледайте всеки документ в купчината си, за да определите с какво работите.
- Не е нужно да четете всеки документ, но кратък преглед ще ви помогне.
- Бележките след него са добри за маркиране на важни документи, за които знаете, че ще трябва да отделите време.
Стъпка 3. Поставете купчини
Когато започнете да подреждате документите си, би било полезно да поддържате свързани документи заедно. Можете да поставите всички документи, свързани с клиента „Nickelback“в една купчина. Друг пример е да натрупате работата си на месеци.
- Чувството за хронологичен ред може да бъде полезно за вашите нужди за подаване.
- Задайте приоритети, докато подреждате документите. Когато видите хартии, които са изключително важни, поставете ги върху съответната им купчина.
Стъпка 4. Намалете, както сметнете за добре
Друга купчина, която можете да създадете, е купчината боклук. Не се изисква да изхвърляте купчина документи, но трябва да отделите маловажните документи от другите купчини. Можете дори да създадете различни купчини, където случайни документи могат да отидат.
Ако сте 100% сигурни, че не се нуждаете от някакви документи и не можете да нарисувате жизнеспособна връзка към друг документ, изхвърлете ги. Посъветвайте се с началниците си дали имате право да изхвърлите нещо, преди да продължите с нещо
Стъпка 5. Използвайте папки с манила
Запазете нещата прости за себе си, като използвате евтини папки с манила. Това няма да навреди на вашите средства и ще ви позволи да въведете всяка система за архивиране, която искате. Можете да получите пакет от манила папки от всеки магазин за офис консумативи.
Стъпка 6. Прехвърлете купчините си
Използвайте купчините, които сте създали по -рано, за да действате като ръководство за вашите папки. Уверете се, че съдържанието на всяка папка също е организирано. Можете или да организирате съдържанието на файл въз основа на важността на всеки документ или по хронология.
- Избягвайте да подреждате съдържанието на файл въз основа на азбуката. Азбучната организация работи по -ефективно за организиране на групи от файлове.
- Поставете папките манила в шкаф за документи, докато пълните папките.
Метод 2 от 3: Създаване на подходяща за вас система
Стъпка 1. Използвайте азбучна система за подаване
Азбучна система за подаване на документи работи добре, когато трябва да извлечете имена на хора, клиенти, автори, имена на филми, книги или т.н.
- Най -добрият начин за архивиране и извличане на файлове е чрез етикетиране на всеки файл. Папките в Манила имат допълнителен раздел, предназначен да маркира файлове, което ще улесни процеса на извличане.
- Ако работите с клиенти, е по -ефективно да подредите азбуката по фамилия.
- Ако имате много файлове, помислете за създаване на секции с писма, които да ви помогнат да организирате. Разделителите на секции са големи и просто съдържат една буква. Можете също да разделите буквите по двойки като „A-D“или „F-K“.
Стъпка 2. Използвайте локален ред
Когато работите или учите в различни предметни области, темата или подреждането на темата може да бъде много полезен начин за извличане на информация. Например, ако изучавате право, бихте могли да имате предметни заглавия от договор, конституционно право, деликти, административно право, международно право и т.н.
- Най -добрият начин за организиране на актуална информация е чрез разделители на секции. Означете разделителите на разделите си въз основа на съдържанието, като например „Административно право“.
- Тази система работи най -добре, ако имате няколко различни теми. Ако не, ще останете с един или два разделителя и не много от организирана система.
Стъпка 3. Опитайте цифрово подаване
Този тип архивна система е идеална за файлове, които съдържат дати или числа. Например, ако имате фактури, разписки, датирани събития и т.н., числовата система може да направи лесна система за локализиране отново. Можете също така да помислите за етикетиране на месец и година за тази опция. За тези, които работят в среда, която използва номериране за документи като медицински досиета, законодателни документи, съдебни дела и т.н., номерирането е полезен метод за извличане.
- Използвайте тази система само ако ви е удобно да гледате няколко номера и можете да извлечете информация от тези номера.
- Маркирайте в разделите за подаване номера или дати и организирайте въз основа на номерираната стойност. Започнете с „1“и следващите числа да увеличат стойността.
- Ако подавате документи с месеци, започнете с януари и преминете по ред до декември. Ще се възползвате от разделителите на секции за всеки месец.
Стъпка 4. Използвайте цветно кодиране
Това е чудесно за творческо подаване и е особено ефективно за тези с добро визуално припомняне. Може да помогне за кръстосани препратки към различни теми въз основа на цветно кодиране. Можете да оцветите кода на някоя от гореспоменатите техники за подаване. Можете също да използвате комбинация от организиращи системи, като сдвоите цветови кодове с друга система.
- Един от най -лесните начини да добавите цвят към утвърдения си метод на пълнене е чрез използване на маркери. Можете да закупите разнообразна опаковка от маркери от всеки магазин за офис консумативи.
- Друг начин за прилагане на цветно кодиране е чрез използване на разнообразни цветни папки.
Стъпка 5. Използвайте честотна система
Това работи добре за елементи, които използвате през цялото време, но не трябва да бъде самостоятелна система. Тя трябва да се храни с друга система, например азбучната система. Добавете често използваната информация към групирано пространство във вашата област за архивиране, така че да може да бъде извлечена бързо, например в предната част на чекмеджето за картотеки.
Ще трябва да внимавате да не се организирате с помощта на тази система. Запазването на проекта, върху който работите в момента, не винаги ще гарантира ефективна организация
Метод 3 от 3: Запазване на организирана система
Стъпка 1. Подайте незабавно документи
Един от начините да осигурите ефективността на вашата система за подаване е чрез подаване на хартия, докато я обработвате. Системата за подаване няма да работи, ако отложите подаването на документи. Влизането в навика да подавате документи също ще помогне за вашата производителност и работен поток.
Стъпка 2. Поддържайте пространството си актуализирано
На всеки няколко месеца трябва да преминете през системата си за архивиране и да прегледате накратко. Не се изисква да преглеждате всичките си документи, както сте направили за първоначалната организация. Проверете всички файлове и се уверете, че всичко е организирано и на правилното място.
След първите няколко месеца можете също да помислите дали избраната от вас система работи за вас
Стъпка 3. Почистете пространството си
Веднъж годишно трябва да извършвате по -голямо почистване на работното си пространство. Може да имате някои файлове, които редовно използвате, но сега трябва да прегледате другите файлове, които използвате по -малко. Отворете файловете, които използвате по -малко и прочетете всичките си документи, за да видите дали има излишни документи.
Извадете всички файлове и избършете шкафа за картотеки с влажна кърпа, за да премахнете натрупването на прах
Съвети
- Тези принципи могат да се прилагат и за компютърни или други групи за електронно подаване.
- Използвайте индекс за файлове, които не са поставени по азбучен ред. Това трябва да бъде подредено по азбучен ред, така че да можете бързо да намерите файловете си така или иначе. Поставете този индекс в предната част на файла.
- Започнете с прочистване и сортиране на купчините си документи и използвайте бележки след него, за да сортирате по категории, а след това подкатегории.
- Полезно е да имате различен файл за елементи, които не се вписват добре никъде другаде.
