Бележка или меморандум е съобщение, пригодено за конкретна аудитория, за да ги информира за нещо. Бележките са общ офис документ, така че те могат да обхващат голямо разнообразие от теми и да се разпространяват в хартиени копия, по факс или по имейл. Като цяло формалността на бележката ви зависи от организацията, в която работите, и от правния характер на темата. Бележката за обновяване на сграда обикновено е да информира наемателите, служителите, собствениците или работниците за необходимия ремонт, който ще засегне тяхната околна среда. Научете как да напишете бележка за ремонт на сгради.
Стъпки
Стъпка 1. Поискайте копия от предишни меморандуми
Можете да усетите тона и формалността на вашата организация, като разгледате примери за предишни известия. Помолете вашия началник да предостави само онези проби, от които са доволни.
Стъпка 2. Получете копия от информацията за контакт за всички, които са засегнати от тази бележка
Ще трябва да изпратите копие на всяка страна и може да отнеме няколко дни или седмици, за да получите всички необходими адреси или имейли.
Стъпка 3. Съберете всички факти, които са необходими, за да докажете необходимостта от обновяване на сградата
Ако бордът за жилища или апартаменти е приел предложение за одобряване на ремонта, поискайте копие от предложението, така че да може да бъде поискано или разпространено. Колкото по -голям е ремонтът, толкова повече доказателства ще ви трябват.
Стъпка 4. Определете крайни срокове
За големи ремонти може да искате да изпратите бележката много предварително, за да могат да направят необходимите помещения. Ако ремонтът е в последната минута, решете датата и часа, когато той ще настъпи, включително и времето хората да се настанят.
Стъпка 5. Напишете очертание на бележката си
Всяко делово писане се използва, за да убеди читателя в нещо. Под заглавия направете проект, който включва темата на бележката, описанието, крайните срокове и дати, доказателството и информацията за контакт за последващи действия.
Стъпка 6. Структурирайте бележката си
Използвайте логото и структурата на компанията, ако това ще бъде бележка, изготвена под името на компания. Следните насоки за форматиране на бележка:
- Поставете името на получателя в горния ляв ъгъл на текстообработващия документ. Това може да е общо или конкретно име, но трябва да бъде лесно разпознаваемо, така че човекът да знае, че бележката за обновяване на сградата е свързана с тях.
- След това въведете лицето, хората или компанията, която пише бележката. Ако пишете бележката за отдел или компания, може да се наложи да поискате одобрение, преди да изпратите бележката под чуждо име.
- Поставете датата по -долу. Бележките трябва да бъдат доставени доста бързо, защото обикновено те молят някой да обърне внимание на нещо своевременно.
- Напишете темата на бележката за обновяване на сградата, като използвате възможно най -добрите описателни думи. Например, вместо да напишете „Тема: Ремонт на сгради“, напишете „Ремонт на асансьори, 30 август от 6 до 8 часа сутринта“.
- Напишете тялото на съобщението. Напишете целта, защо е необходим ремонтът, защо ремонтът е от полза за читателя и необходимите доказателства, като например строителния код или проблеми с безопасността. Бъдете директни; опитайте се да не включвате писане, което не поддържа вашето съобщение.
Стъпка 7. Включете точки или списъци, ако е необходимо
Хората са по -склонни да четат бележки, които не са текстови блокове. Тъй като бележките са доста неформални, можете да създавате списъци с маркирани знаци или да използвате удебелен текст, за да подчертаете определена част от крайния срок или цел за обновяване.
Стъпка 8. Редактирайте бележката си на 1 страница
Ако давате бележка на много хора, най -добрият начин да се уверите, че те ще я прочетат, е да я държите кратка. Ако е твърде дълго и целта не е ясно ясна, те могат да го приберат, докато имат свободно време.
Това не е вярно за законовите меморандуми и някои фирмени бележки, които включват доклади за сгради или предложения на борда. Уверете се, че знаете каква продължителност очаква вашата аудитория
Стъпка 9. Докажете бележката си за правописни и граматически грешки
Ако уменията ви за писане не са силни, дайте го на началник или колега, който може да го редактира.
Стъпка 10. Подпишете писмото
След като бъде одобрен, ще искате да го подпишете и датирате, за да го направите официален. В долната част на бележката включете вашата информация за контакт и информация за контакт на всеки, към когото могат да отправят въпроси.
Стъпка 11. Включете необходимите прикачени файлове
Разпечатайте копия от бележката и прикачените файлове за всеки от вашите контакти. Прикрепете ги към бележката, преди да ги доставите.
Стъпка 12. Доставяйте бележката си своевременно
Хората ще се нуждаят от време, за да правят планове по време на ремонта, така че се опитайте да им предадете информацията, когато бъде обявена.
