Декларация за работа (SOW) е документ (и обикновено правен договор), който формализира разбирателството между изпълнител и клиент. За всеки проект SOW определя конкретните услуги, които трябва да бъдат доставени (обикновено разделени на отделни задачи, които трябва да бъдат изпълнени), времето, през което тези задачи и услуги трябва да бъдат изпълнени, както и размера и сроковете за плащане. Основната му цел е да служи като пътна карта за проекта и да документира очакванията на страните. Трябва да е ясно, ясно английско описание на „Защо“, „Кой“, „Какво“, „Как“, „Кога“, „Къде“и „Колко?“
Стъпки
Метод 1 от 2: Следване на Общи указания
Стъпка 1. Напишете SOW преди започване на работа
SOW обикновено се създава след приключване на преговорите по основния договор, но преди да започне каквато и да е работа по проект. Понякога обаче (особено с проекти, чувствителни към времето), преговорите могат да продължат след началото на работата и SOW не е финализирана, докато проектът не е в ход.
Стъпка 2. Проучете необходимия формат SOW
Няма единен стандартен SOW, тъй като различните индустрии и проекти имат различни резултати и работен процес. Добрата SOW е персонализирана SOW.
Стъпка 3. Оправете го първия път
Докато самият оригинален SOW обикновено не се преразглежда, отделно странично споразумение, наречено Change Order, обикновено се използва за промяна на условията на SOW. Добра идея е да включите празен формуляр за промяна на поръчката към SOW. Имайте предвид, че поръчките за промяна могат да увеличат цената на проекта. Добре написаното SOW може да помогне за намаляване на необходимостта от заповед за промяна. Нито един клиент не иска да бъде в позиция, в която специфичните му очаквания не са документирани, което може да доведе до забавяне, увеличаване на общите разходи или недоволство.
Метод 2 от 2: Овладяване на стил и специфики в SOW
Стъпка 1. Включете целта
Този раздел отговаря на въпроса „Защо?“Това е преглед на високо ниво на проекта и неговите цели. Общите описания са приемливи при изготвянето на този „изглед от птичи поглед” на проекта, но избягвайте език, който може да се тълкува по повече от един начин. Бъдете ясни; описват измерими и постижими цели, които реално могат да бъдат постигнати в посочения период от време.
Стъпка 2. Включете обсъждане на обхвата
Този раздел предоставя окончателно изявление (без опции или алтернативи) на „Какво?“и как? Каква е работата? Как ще се постигне това? Или често това, което НЕ е работа и какво НЯМА да бъде постигнато. Какви са предположенията? Какви резултати (артикули, които изпълнителят представя на клиента за преглед и одобрение) се произвеждат? Това, което освен резултатите, трябва да се случи административно (управление на проекти) по отношение на отчитане на напредъка, проследяване на времето и други комуникации.
Стъпка 3. Добавете местоположение, ако е възможно
Този незадължителен раздел описва къде ще се извършва работата (ако е приложимо).
Стъпка 4. Включете времева рамка
Този незадължителен раздел определя общото време, разрешено за завършване на проекта, максималните таксувани часове за период от време и конкретно време за официални прегледи или други етапи на проекта.
Стъпка 5. Задайте графика
Този раздел посочва какви задачи трябва да бъдат изпълнени до каква дата/час и кой е отговорен за това. Описанията на задачите и резултатите (предимно резултатите) трябва да бъдат подробни, недвусмислени и ясни, така че да са лесни за разбиране. Освен резултатите, графикът може да съдържа записи за тестване за осигуряване на качеството, тестване на потребителите и отчети за напредъка.
- Въпреки че графикът трябва да бъде конкретен, не се фокусирайте върху „Как“, тъй като това може да постави твърде много пречки пред успешното завършване на проекта. Достатъчно е основно описание на необходимата методология, която да се използва.
- Графикът често включва подробности за критериите за приемане (за измерване на качеството на резултата) и етапите на плащане (обикновено при приемане на ключови резултати), въпреки че те могат да бъдат описани в различен, отделен раздел.
Стъпка 6. Включете раздел за приемане
Този раздел описва механизма за това как страните ще определят дали продуктът или услугата са приемливи. Критериите могат да варират от измерими стандарти за качество до определен брой тестове, но във всеки случай трябва да се поддадат на обективна оценка.
Стъпка 7. Посочете стандартите
Този раздел описва всички индустриални стандарти, които трябва да бъдат спазени за изпълнение на договора. Вместо физическо възпроизвеждане на индустриалните стандарти в SOW, е достатъчно да се посочи конкретен набор от стандарти.
Стъпка 8. Включете всички изисквания за работна сила
Този раздел определя всички специални изисквания за работна сила, например брой служители, работещи по проекта, изисквания за образование (степени или сертификати).
Стъпка 9. Отбележете цената
Този раздел разглежда въпроса „Колко?“Плащането фиксирана ли е таксата? Как влияят разходите/разходите? Ще бъде ли плащането еднократно или на вноски? Какъв е графикът на плащанията? Има ли етапи на плащане?
Стъпка 10. Включете всички предположения
Повечето проекти са проникнати от различни неизвестни, за които страните трябва да направят различни предположения. По същество предположенията са условията, които изпълнителят очаква да съществуват, за да завърши проекта в съответствие с условията на SOW. Например изпълнителят може да приеме, че на неговите служители ще бъде предоставен достъп до компютърната мрежа на клиента, за да инсталират доставяния софтуер. Разделът „Предположения“трябва да идентифицира възможно най -много такива предположения и да изложи план за непредвидени ситуации или последиците в случай на неуспех.
Стъпка 11. Включете параметри за управление на проекти
Този раздел описва процеса за наблюдение на напредъка на проекта. Включете елементи като: седмични срещи, редовни доклади за състоянието, редовни отчети за напредъка и срещи на екип за управление на проекти. Този раздел също е добро място за описание на всички допълнителни задължения, които биха могли да произтичат от проекта, като например поддръжка и ремонт след първоначалното проектиране и/или инсталиране.
Съвети
- Ако е приложимо, обикновено е в интерес на клиента да задържи част от окончателното плащане, докато не се покаже, че всички резултати работят заедно.
- Като цяло, добре изготвената SOW не трябва да се позовава на външни документи (освен индустриалните стандарти).
- Не забравяйте да уловите всички обещания, дадени по време на продажбите и преговорите по договора във вашата SOW, преди проектът да започне.
- При детайлизиране на графика използвайте календарен език, който позволява известна гъвкавост. Например, „два месеца след X, Q. A. тестването ще бъде завършено “, а не„ На 5 юни Q. A. тестването ще приключи. " Това позволява на проекта да върви гладко (без промяна на поръчките), ако има забавяне по -рано в процеса.
- SOW може да бъде определено като „Поверително“. Ако е така, SOW трябва да съдържа кратък раздел, описващ последиците (обикновено фиксирана парична санкция) за всяко нарушение на поверителността.
