Подаването често е необходима задача за работа и у дома. Ако прескачате подаването твърде дълго, можете да съберете голям куп хартия, чиито сортиране ще отнеме часове или дори дни. За да поддържате пощенската си кутия безпроблемна, сортирайте всички документи, които получавате ежедневно. След това създайте система за архивиране, която работи за вас. Използвайте вашата система, за да сортирате хартии, така че да имате лесен достъп до важни документи, когато имате нужда!
Стъпки
Метод 1 от 3: Справяне с ежедневния приток на хартия
Стъпка 1. Създайте централна кутия за съхранение на документи, докато не можете да ги сортирате
Централна входяща кутия е мястото, където всеки ден поставяте всички документи, които попадат на бюрото ви или през пощенската ви кутия. Това може да ви помогне да останете организирани, докато нямате време да сортирате и обработвате всеки елемент.
- Можете да използвате малка картонена кутия като централна входяща кутия или да получите специална кутия, кошница или тава за тази цел.
- Поставете кутията в ъгъла на бюрото си, на маса близо до входната врата или на друго видимо място, за да не забравите за нея.
Стъпка 2. Преглеждайте ежедневно кутията и оставете настрана важни неща
Поглеждайте всеки от елементите във входящата си кутия веднъж на ден, за да потърсите елементи, които изискват незабавното ви внимание. Те могат да включват сметки, които трябва да бъдат платени скоро, покани за партита или чувствителни към времето формуляри. Оставете тези елементи настрана, за да можете да се погрижите за тях незабавно.
Може да искате да получите втора кутия в цвят, различен от първия, в който да поставите спешни елементи. Например, можете да получите червена кутия, която да показва, че това са спешни елементи
Стъпка 3. Поставете елементи, които искате да подадете в кутия за подаване
Съхранявайте трета кутия до централната кутия за спешни случаи и спешна кутия. Използвайте това като точка за събиране на елементи, които искате да подадете. Това ще ви помогне да ги организирате, докато не сте готови да ги подадете.
Уверете се, че тази кутия е с различен цвят от другите кутии. В противен случай може да смесите кутиите
Стъпка 4. Хвърлете ненужните предмети в кошче за рециклиране на хартия
Всяка нежелана поща или други несъществени предмети, които попаднат в пощенската ви кутия, могат да отидат направо в кошчето за рециклиране. Идентифицирайте тези елементи, докато пресявате документите и ги премествайте веднага в кофата, за да запазите затрупаното в кутията.
- Дръжте кошчето за рециклиране на пода, за да не го объркате с другите си кутии.
- Ако някой от ненужните елементи съдържа лична информация, накъсайте ги, преди да ги изхвърлите.
Метод 2 от 3: Избор на система за архивиране
Стъпка 1. Определете месечен и дневен файл, ако имате много задачи за управление
Това е известно като системата за подаване на Tickler и е чудесен начин да следите какво трябва да правите всеки ден. Определете файлова папка за всеки месец и папка за всеки ден от месеца. След това вмъкнете елементи във файловете. Подайте елементите според датите, които трябва да работите върху тях.
Например, ако трябва да платите сметка на 23 септември, поставете сметката в папката за тази дата
Стъпка 2. Файлови папки по азбучен ред, за да поддържате важни документи под ръка
Подаването по азбучен ред е полезно за намиране на файлове за отделни хора, предприятия или субекти. Това може да е идеално, ако имате много клиенти и искате да запазите файл за всеки от тях, или ако искате лесен начин да управлявате домашното си подаване.
- Уверете се, че първо поставяте фамилното име на хора върху етикетите на файлове, като „Джоунс, Сюзън“или „Уотсън, Дейвид“.
- Игнорирайте думи като „The“, „A“и „An“, когато подавате по име на фирма. Например, ако имате клиент, чийто бизнес се нарича „Богинята на тортата“, тогава подайте файла според „C“в „Торта“и игнорирайте „T“в „The“, когато подавате.
Стъпка 3. Изберете цифрова система за картотекиране за краткосрочни нужди
Ако имате краткосрочен проект, за който искате да поддържате записи, тогава системата за цифрово подаване може да работи най -добре. Това е, когато присвоите номер на всеки документ и го подадете според номера. Имайте предвид обаче, че ще трябва да следите и кой документ съответства на кой номер, например чрез използване на електронна таблица.
- Например, можете да присвоите всички елементи, които сте получили през седмицата на 14 март, във файлова папка с етикет 1, след това всички елементи за седмицата на 21 март във файл с етикет 2 и т.н.
- Друга възможност е да маркирате файловете по дата и да ги подредите хронологично. Например артикулите, получени на 2 май 2018 г., могат да се съхраняват във файл с етикет 5/2/2018.
Стъпка 4. Оцветете вашите файлове с цвят, за да направите намирането на елементи бързо и лесно
Определете цвят за всяка категория от вашите файлове. Това ще ви помогне да намерите категория файлове с един поглед.
- Например, използвайте червено за медицински сметки, синьо за данъци и зелено за застраховка.
- За да оцветявате цифрови или азбучни файлове, задайте цвят в числов или азбучен диапазон, като например да направите файлове 1-25 или A-G зелени, 25-50 или H-M лилави и 50-75 или N-R жълти.
Стъпка 5. Включете допълнителна съответна информация във файловата папка
Добавянето на допълнителна информация за описание на съдържанието на файла или всяко необходимо действие също ще помогне да се направи вашата система за архивиране по -ефективна. За да направите това, може да искате да добавите 1 или повече от следните елементи:
- Номер или име на файла
- Заглавие на файла
- Дата на отваряне и затваряне на файла
- Име на отдела или екипа
- Номер на компютърен запис
- Дата на изхвърляне и начин на изхвърляне
Метод 3 от 3: Организиране на документи във файлове
Стъпка 1. Поставете най -новия документ в горната част на файла
Използвайте датата, посочена в документа, за да ви помогне да направите това. След като документите ви са готови за подаване и файловата система е настроена, можете да започнете да поставяте елементи във файлове. Винаги не забравяйте да съхранявате най -новите документи за всеки файл отгоре, така че да имат лесен достъп.
Например, ако имате файл за застраховка на вашия собственик, тогава бихте искали да поставите най -новия запис на застраховката на вашия платен собственик в горната част на файла
Стъпка 2. Съхранявайте прикачени файлове с документите, с които се отнасят
Ако имате съответни разписки или други документи, които трябва да се съхраняват заедно с друг документ, не забравяйте да ги съхранявате заедно в един и същи файл. Може дори да искате да закачите прикачени файлове или кламери към гърба на документа.
Например, ако имате касова бележка за плащане на сметката си за електричество, залепете я с телбод зад сметката, в случай че трябва да се позовавате на нея
Стъпка 3. Поставете големи документи в отделни пликове
Можете да подадете тези пликове зад файловете, с които са свързани. Не забравяйте да включите описание на съдържанието в предната част на плика. Това ще помогне за премахване на бъркотията във вашите файлове и подобряване на ефективността на вашата система за архивиране.
Например, ако имате чертежи за проект, върху който работите, можете да ги поставите в голям плик
Стъпка 4. Подайте оригиналния документ и изхвърлете всички копия
Неподаването на дубликати ще помогне да се предотврати объркване, когато търсите елемент във вашите файлове. Ако срещнете дубликати, изхвърлете ги и подайте само оригиналния документ.
Ако не сте сигурни кой документ е оригинал, може да се наложи да подадете и двата елемента, за да сте сигурни, че имате оригинала. Опитайте се обаче да не правите това твърде често, в противен случай вашите файлове ще се натрупат бързо
Съвети
- Ако не сте сигурни дали да подадете или рециклирате елемент, съхранявайте го за 30 дни и след това го преоценете.
- Сканирането на несъществени документи е друг добър начин да изчистите хаоса от хаоса, като същевременно запазите информацията в документ, в случай че имате нужда от него.
